Die ersten Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses sind entscheidend für die Entwicklung von Motivation, Bindung und Produktivität. Trotzdem verschenken viele Unternehmen in dieser Phase wertvolles Potenzial, sei es durch fehlende Strukturen, unklare Kommunikation oder den Irrglauben, dass ein guter Arbeitsvertrag schon genug sei.

Dabei beginnt gelungene Integration nicht erst am ersten Arbeitstag. Sie beginnt mit dem Moment der Zusage. Und sie endet nicht nach der ersten Woche. Wer Fach- und Arbeitskräfte langfristig halten will, sollte Pre- und Onboarding als strategische Schlüsselprozesse verstehen.

Was ist Preboarding?

Preboarding umfasst alle Maßnahmen zur Vorbereitung eines neuen Mitarbeitenden auf den Einstieg. Der Zeitraum bezieht sich dabei von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag.


Ziele des Preboardings sind:

  • ▸ Sicherheit und Orientierung schaffen
  • ▸ Beziehung und Bindung aufbauen
  • ▸ Frühfluktuation vermeiden
  • ▸ Vorfreude und Motivation stärken

Sinnvolle Maßnahmen im Preboarding sind:

  • ▸ Willkommens-E-Mail mit Informationen zum ersten Tag
  • ▸ Versand von Willkommenspaketen (z. B. mit Unternehmensmaterialien, Grußkarte, Goodies,..)
  • ▸ Einladung zu Team-Events vor dem Start
  • ▸ Bereitstellung von Zugangsdaten zu Tools (z. B. Intranet, digitale HR-Plattform)
  • ▸ Vorstellung des künftigen Teams (z. B. in einem kurzen Video)
  • ▸ Informationen zu organisatorischen Abläufen (z. B. Arbeitszeiten, Dresscode, Pausenregelung)

Warum ist das Preboarding wichtig?

Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag vergehen oft mehrere Wochen oder Monate, ein Zeitraum, in dem Unsicherheit entstehen kann. Durch Preboarding verhindern Sie sogenannte No-Shows (nicht zum Arbeitsbeginn erscheinende Mitarbeitende), stärken das Zugehörigkeitsgefühl und vermeiden einen „kalten Start“.

Was ist Onboarding?

Das Onboarding beschreibt die strukturierte Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender ab dem ersten Arbeitstag bis zur vollen Eingliederung. In der Regel dauert diese Phase 3 bis 6 Monate, abhängig von Position, Branche und Unternehmenskultur.

Ziele des Onboardings sind:

  • ▸ Strukturierte fachliche Einarbeitung
  • ▸ Vermittlung von Unternehmenskultur und Werten
  • ▸ Aufbau von Beziehungen im Team
  • ▸ Motivation und Bindung steigern
  • ▸ Fehlerquoten und Fehlentscheidungen minimieren

Sinnvolle Maßnahmen im Onboarding sind:

  • ▸ Begrüßung durch Führungskraft und Team
  • ▸ Einführung in Prozesse, Tools und Projekte
  • ▸ Begleitende Schulungen oder Trainings
  • ▸ Regelmäßige Feedbackgespräche
  • ▸ Mentoring durch erfahrene Kolleg:innen oder Buddy-Programme
  • ▸ Etappenziele für die ersten 30, 60, 90 Tage
  • ▸ Integration in die soziale Kultur (z. B. Mittagessen, Teamevents)

Warum ist das Onboarding wichtig?

Mitarbeitende, die sich in den ersten Monaten nicht abgeholt fühlen, kündigen häufiger oder leisten unterhalb ihres Potenzials. Ein strukturierter Onboarding-Prozess verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Loyalität.

Der Prozess ist abhängig von der Position, der Berufserfahrung und der Unternehmenskultur. Folgende Übersicht bietet eine mögliche Ablaufstruktur für Berufseinsteiger:innen

Phase Zeitraum Maßnahmen
Preboarding Vertragsunterschrift bis 1. Arbeitstag Willkommens-Kommunikation, Unterlagen-Versand, IT-Setup, Teamvorstellung
Tag 1 Erster Arbeitstag Persönlicher Empfang, Arbeitsplatz zeigen, Teamkontakt, Welcome-Meeting
Woche 1 Einführung Einarbeitungsplan, Schulungen, Vorstellung aller relevanten Abteilungen
Monat 1–3 Einarbeitung Fachliche Aufgaben übernehmen, Feedbackgespräche, Teamevents
Ab Monat 3 Integration Regelmäßiger Austausch, erste Projekte, Feedback zur Onboarding-Erfahrung

Vier praktische Ansätze für ein wirkungsvolles Pre- und Onboarding

Damit Pre- und Onboarding nicht dem Zufall überlassen werden, lohnt sich ein strukturierter und durchdachter Ansatz. Ein erster Schritt ist, die relevanten Abläufe und Meilensteine schriftlich festzuhalten. Eine Checkliste unterstützt Personalverantwortliche und Führungskräfte dabei, keinen wichtigen Aspekt zu übersehen.

Ebenso zentral ist eine klare Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer ist wofür zuständig: HR, Führungskraft, IT oder das Team? Ein gemeinsames Verständnis und abgestimmte Prozesse beugen Missverständnissen vor und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Digitale Tools leisten dabei wertvolle Unterstützung. Onboarding-Plattformen, digitale Willkommensmappen oder Lernportale schaffen Transparenz, erleichtern den Zugang zu Informationen und bieten neuen Mitarbeitenden Orientierung.

Nicht zuletzt sollten Unternehmen aktiv Feedback einholen, idealerweise nach 30, 60 und 90 Tagen. Das gibt neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Perspektive einzubringen und hilft gleichzeitig dabei, die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern und noch gezielter auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Ein unterschriebener Vertrag ist noch keine Zugehörigkeit. Die emotionale Bindung entsteht durch echte Aufmerksamkeit, persönliche Ansprache und strukturierte Begleitung.

Investieren Sie in diese Phasen, investieren Sie in nachhaltigen Erfolg:

  • ▸ Weniger Frühfluktuation
  • ▸ Höhere Motivation
  • ▸ Mehr Produktivität
  • ▸ Stärkere Arbeitgeber:innenmarke

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