Herausforderungen bei der Besetzung offener Stellen

Monate vergehen, Kandidat:innen springen ab, das Team wartet und trotzdem bleibt die Stelle unbesetzt. Woran liegt das? Zwischen Perfektionsanspruch, Unsicherheit und internen Abstimmungen verzögert sich der Auswahlprozess oft unnötig.

In diesem Artikel zeigen wir, welche typischen Hürden hinter zögerlichen Entscheidungen stecken können und wie Sie es schaffen, schneller und sicherer die richtige Wahl zu treffen.

Die Besetzung offener Stellen ist längst kein rein administrativer Vorgang mehr, sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Teams und Unternehmen.

Doch in vielen Organisationen zieht sich der Auswahlprozess deutlich länger als nötig.

Bewerbungen werden gesammelt, Gespräche geführt, aber die finale Entscheidung bleibt aus. Nicht selten liegt das Problem dabei gar nicht an mangelnden Kandidat:innen, sondern an psychologischen und strukturellen Hürden im Unternehmen selbst.

Aus unserer Sicht als Personalberatung sehen wir immer wieder die gleichen Stolpersteine. Einige Positionen vor allem im Fach- oder Führungskräftebereich, sind zweifellos schwieriger zu besetzen. Umso wichtiger ist es, im Prozess Klarheit, Tempo und Verbindlichkeit zu schaffen.

Typische Herausforderungen bei der Stellenbesetzung

1. Es fehlt ein klares Stellen- und Anforderungsprofil

Bevor Sie überhaupt mit der Suche starten, lohnt sich ein Schritt zurück. Wann genau wird die neue Person gebraucht und mit welchem Ziel? Eine durchdachte Personalplanung hilft dabei, nicht nur den richtigen Zeitpunkt zu identifizieren, sondern auch ein realistisches Anforderungsprofil zu erstellen. Welche Kompetenzen sind zwingend notwendig (Must-haves)? Was wäre wünschenswert, aber nicht entscheidend (Nice-to-haves)? Ein klar definiertes Profil schafft Orientierung für Sie selbst und für die Bewerber:innen.

2. Die Suche nach dem „perfekten Match“

Der Wunsch, die „ideale“ Person zu finden, ist verständlich, kann aber zur Endlosschleife werden. Denn oft wird auf jemanden gewartet, der oder die alles mitbringt, fachliches Know-how, Führungskompetenz, Branchenerfahrung, kultureller Fit und am besten sofort verfügbar. Hier helfen realistische Prioritäten. Was ist unverzichtbar, was kann erlernt oder entwickelt werden. Auch ungeschliffene Diamanten sind Edelsteine.

3. Entscheidungsvermeidung aus Unsicherheit

Uneinigkeit im Team, Angst vor Fehlentscheidungen oder schlicht fehlende Entscheidungsbefugnis. All das kann dazu führen, dass sich der Prozess unnötig in die Länge zieht. Doch keine Entscheidung ist in vielen Fällen die schlechteste Entscheidung. Eine fundierte Auswahl auf Basis klarer Kriterien ist immer besser als ein wochenlanges Zögern.

4. Komplexe Prozesse und unklare Zuständigkeiten

Wenn zu viele Personen mitreden, Zuständigkeiten nicht klar definiert sind oder Auswahlprozesse je nach Bereich „nach Gefühl“ ablaufen, wird es schwierig. Einheitliche Standards, feste Timelines und eine klare interne Kommunikation machen den Unterschied.

5. Der „Vielleicht kommt noch jemand Besseres“-Effekt

Ein häufiger Grund für Verzögerungen. Bewerber:innen, die eigentlich gut passen, werden zurückgehalten in der Hoffnung, dass noch jemand perfekterer auftaucht. Das Problem? Gute Kandidat:innen bleiben nicht ewig. Wer tagelang oder gar wochenlang keine Rückmeldung bekommt, orientiert sich weiter. Das beschädigt nicht nur die Candidate Experience, sondern auch den Ruf als Arbeitgeber:in.

• „Drei Monate nach meiner Bewerbung kam ein Anruf, man wollte mich jetzt einladen. Ich sagte, dass ich mittlerweile bei einem anderen Unternehmen zugesagt habe. Daraufhin wurde ich schroff gefragt, warum ich meine Bewerbung nicht zurückgezogen habe. Das hat mich schockiert.“
• „Ich war super interessiert, es wurde gleich ein Termin vereinbart. Doch danach hörte ich leider nichts mehr.“
• „Danke, dass Sie sich für eine Absage bei mir gemeldet haben, das ist heutzutage leider keine Selbstverständlichkeit mehr.“

Solche Rückmeldungen hören wir immer wieder von Kandidat:innen aus früheren Bewerbungsprozessen. Sie zeigen, dass ein zögerlicher Auswahlprozess reale Folgen hat. Wer engagierte, qualifizierte Bewerber:innen unnötig warten lässt, riskiert nicht nur Absprünge, sondern auch Reputationsschäden. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Arbeitgeber:innenbewertungen kann ein unstrukturierter Prozess langfristig schaden.

Was hilft?

• Klare Entscheidungskriterien, am besten vor dem ersten Gespräch.
• Strukturierte Auswahlprozesse, mit klaren Zuständigkeiten und realistischen Timelines.
• Verbindliche Kommunikation, intern wie extern.
• Mut zur Entscheidung, Perfektion ist selten, Potenzial ist oft entscheidender.

Ein gut organisierter, ehrlicher und verbindlicher Besetzungsprozess ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Er sorgt nicht nur für effizientere Auswahl, sondern stärkt auch das Vertrauen innerhalb des Teams und bei potenziellen neuen Kolleg:innen.